Qu’est-ce qu’un standard automatique ?
Le standard automatique est un système téléphonique informatisé (serveur vocal) qui prend en charge la gestion des appels entrants, pour les rediriger vers le bon service sans intervention directe d’un standardiste humain.
Son rôle principal est de :
- Répondre automatiquement aux appels sans délai.
Dès qu’un appel arrive le serveur vocal décroche immédiatement pour accueillir avec un message d’accueil le nouvel appelant.
- Proposer un menu vocal : à l’aide de messages préenregistrés (par exemple, « Appuyez sur 1 pour le service commercial, 2 pour le service technique… »), il oriente l’appelant en fonction de ses choix ou de ses besoins.
- Transférer l’appel vers le bon service ou l’interlocuteur selon le choix effectué sur le clavier du téléphone ou la reconnaissance vocale du choix.
- Gérer la file d’attente : En cas d’occupation du service souhaité le standard automatique peut diffuser un message ou une musique d’attente et transférer l’appel dès que la ligne se libère.
Avantages d’un standard automatique
Gain de temps pour l’appelant : Le standard téléphonique réduit le temps d’attente et permet d’orienter plus rapidement les appelants.
Economie de temps des opérateurs : Les questions simples et répétitives sont traités automatiquement pour l’orientation des appels.
Disponibilité : un standard automatique est généralement disponible 24h/24, 7j/7 et peut renseigner sur les horaires d’ouverture des services aux heures de fermeture.
Professionnalisme : un accueil téléphonique automatisé donne une image structurée et organisée.
Comment mettre en place un standard automatique ?
Mettre en place un standard automatique implique plusieurs étapes :
Définir les objectifs :
Les objectifs seront bien sûr la simplification de la gestion des appels et mais il doivent surtout permettre d’améliorer la qualité d’accueil de la clientèle.
Choisir la technologie
L’hébergement d’un serveur vocal auprès d’une société spécialisée comme Ab Plus garantit un certain nombre d’avantage comme par exemple :
- Réception d’un nombre d’appels illimité
- Sécurisation des installations téléphoniques
- Maintenance et mises à jour assurées
- Accès aux nouvelles technologies (reconnaissance vocale, synthèse vocales API …)
Concevoir le scénario d’appel
- Le script d’accueil doit être clair et concis : un message initial de bienvenue, le nom de l’entreprise et éventuellement l’objet du service (information, service d’assistance, etc.).
- Définir les options de routage : quelles touches mènent à quel service ou quelle information ?
- Prévoir les messages en cas de forte affluence ou en dehors des heures de bureau.
- Organiser le menu :
Important : évitez les menus avec trop de choix ou des choix trop complexes mal organisés (trop de sous-niveaux) pour ne pas décourager les appelants.
Il est préférable de structurer le menu en quelques catégories claires et de limiter le nombre d’options à chaque niveau.
- Prévoir la possibilité d’entrer en relation avec un opérateur si l’appelant n’arrive pas à sélection son besoin.
Création des messages vocaux
- Bien que la voix synthétique progresse de jour en jour, préférez si possible l’intervention d’un comédien professionnel qui reflètera mieux l’image de votre entreprise.
- Puis mixer éventuellement vos messages avec un fond de choix musical.
L’offre Standard automatique Ab Plus
Ab Plus est spécialisé dans le domaine des serveurs vocaux depuis plus de 25 ans.
Nous sommes là pour vous conseiller et surtout vous proposer des solutions d’hébergement au meilleur tarif.
En tant qu’Opérateur Français, nous pouvons aussi vous proposer tous les types de numéros géographique ou 0800 gratuit ou surtaxés.